A revolução digital em que vivemos faz com que constantemente organizações, independente do porte, invistam em mais ferramentas e soluções que aceleram o processo de digitalização e de transformação digital dentro das empresas. Como era esperado, ferramentas digitais trouxeram grandes alterações ao futuro dos negócios, carreiras, além de transformações socioeconômicas.
A pandemia da COVID-19 é considerada uma grande impulsionadora, já que fez com que empresas e organizações se reinventassem com o uso da tecnologia. Ferramentas de videoconferência, gestão de equipes e nuvens de armazenamento são alguns exemplos de soluções que as empresas tiveram que adotar para continuar trabalhando diante do distanciamento social.
Entretanto, essas soluções não vão desaparecer, pelo contrário, vão continuar firmes e são os maiores aliados para auxiliar a empresa e o time na produtividade.
Mas, afinal, o que fazer para ajustar o caminho da sua organização para um futuro mais digital? O que é digitalização e quais são os benefícios para seus colaboradores? Acompanhe este artigo e conheça mais sobre a digitalização e sua influência no aumento da produtividade.
Digitalização
Antes de mais nada, é preciso entender o conceito de digitalização. Digitalizar significa transformar qualquer documento físico em digital, fazendo com que o acesso à informação se torne mais fácil, que haja arquivamento sem necessidade de espaço físico, economia de papel e maior seguridade no armazenamento das informações, seguindo as regras pregadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP).
A digitalização foi avançando nas empresas muito em função da pandemia, para auxiliar nas atividades e processos. Nesse sentido, esse processo evita qualquer atividade repetitiva de rotina e transforma em algo autônomo e digital que, além de tudo, integra todos os sistemas.
Independente do segmento, há sempre formas de implementar a digitalização. Além disso, a crise nos mostrou que por mais complexa seja a inserção de uma cultura digital, é um passo necessário para empresas que planejam se sustentar e manter sua competitividade na era da Indústria 4.0.
Exemplo de áreas que podem se beneficiar com a digitalização:
- O RH da empresa terá à mão todos os documentos de qualquer funcionário: folhas de pagamento, FGTS, cópias de documentos pessoais e demais papéis;
- Financeiro e contabilidade: Organização de notas fiscais de entrada e saída de produtos, ofícios, contratos, atas, pagamentos em geral, facilitando auditorias e possíveis revisões posteriores;
- Jurídico: Acesso rápido ao processo do cliente, mostrando agilidade e segurança durante seu trabalho, gerando maior credibilidade e confiança;
- A área da saúde, beneficia-se ainda mais, pois os médicos e atendentes poderão ter prontuários anteriores a um clique, diminuindo a espera do paciente e proporcionando um melhor atendimento.
A crise provocada pela COVID-19 mostrou para os líderes que o processo de digitalização é muito mais complexo do que parece. Não basta utilizar repositórios em nuvem e aplicativos móveis como ferramentas de comunicação, é necessário entender e extrair o real valor das tecnologias, além de realizar uma mudança de cultura, direcionando-a ao digital.
Trata-se de pensar em um novo ambiente – o digital – e se aproveitar das particularidades que ele oferece em flexibilidade, customização ou mensuração de dados e resultados.
Quando falamos do home office, situação de trabalho que muitas equipes precisaram se adequar ou continuam a viver, é preciso transformar todos os documentos, dados e processos para ambientes remotos.
Com a digitalização, é possível solucionar problemas, gerenciar o time, acompanhar a empresa remotamente e receber informações úteis para a tomada de decisões, entre outras funcionalidades de inúmeras ferramentas disponíveis.
Digitalização x produtividade
Podemos destacar inúmeros benefícios que a digitalização traz para as empresas:
- redução de custos;
- menor tempo gasto para a execução das atividades;
- facilidade de acesso à informação;
- menor risco de erros manuais;
- mais eficiência na gestão de dados;
- melhor experiência do cliente.
Aliado a tudo isso, pode-se destacar, ainda, outro benefício extremamente importante: o aumento da produtividade.
Como vimos, a digitalização é uma forma eficiente de integrar setores e informações. Sem uma boa integração entre os setores e colaboradores, a empresa não produz um serviço de qualidade para os clientes e também não faz com que o retrabalho seja evitado ao máximo para tornar o dia a dia dos colaboradores menos trabalhoso e moroso.
A implementação de processos mais digitais permite que os profissionais se concentrem em suas atividades principais e em demandas estratégicas da empresa, por exemplo, o time de vendas não terá mais problemas com clientes, devido à falta de produtos em estoque. Isso porque, assim que o sistema identifica a diminuição de determinados produtos no estoque, automaticamente, a equipe de compras já é sinalizada de que é preciso adquirir mais daquela mercadoria.
Outro benefício, a implementação digital, ajuda na confiabilidade na tomada de decisão. Com acesso aos dados do negócio de forma real e instantânea, os colaboradores conseguem decidir mais efetivamente. Com isso, profissionais têm mais autonomia para tomar decisões que auxiliem o negócio a crescer, tornando a equipe mais motivada a trabalhar.
É importante que as organizações entendam esse movimento de transformação digital. Sistemas para agilizar os processos, uso de dados, digitalização, são só alguns exemplos de ferramentas que serão necessárias daqui pra frente para um negócio se manter bem no mercado.
O mundo dos negócios seguirá sendo influenciado por uma cultura que vise uma entrega eficiente ao cliente. E, essas mudanças não cabem apenas a grandes corporações, pelo contrário, pequenos empreendedores também devem ficar atentos a essas novas tendências tecnológicas e garantir crescimento, produtividade alta e atualização constante.
Ter parceiros especializados em transformação digital ér um impulsionador para mudar a cultura da sua empresa e alcançar resultados ainda melhores, tanto econômicos quanto nas jornadas do colaborador e do cliente. Por isso, a Ivory IT criou soluções em transformação digital que vão desde o processo de descoberta da necessidade, desenvolvimento do projeto com times multidisciplinares, ao suporte para garantir o crescimento do seu negócio de forma perene e sustentável.
